Die rasante Entwicklung der Informationstechnologien bringt immer mehr Dateien auf die Computer und fegt den sprichwörtlichen Aktenstaub aus den Registraturen - und die herkömmlichen Akten gleich mit. Das führt zu einem Medienbruch, dessen Bewältigung eine organisatorische Herausforderung ersten Ranges darstellt.
Auf MODERNER STAAT diskutieren im Kongress Dr. Beate Dorfey (Landesarchivverwaltung des Landes Rheinland-Pfalz), Rolf Kauer (Ministerium für Wirtschaft, Verkehr, Landwirtschaft und Weinbau des Landes Rheinland-Pfalz) und Dr. Ralf Guntermann (Landesarchiv Nordrhein-Westfalen) über Probleme und Erfahrungen in der Praxis. Moderiert wird das Forum von Prof. Dr. Stefan Fisch (DHV Speyer).

Herr Prof. Fisch, welche Erfahrungen gibt es seit der Umstellung von der Papierakte zur digitalen Datei?

Klassische Regelwerke für die Verwaltung von klassischem ‚Schrift'gut wie Geschäfts- und Registraturordnungen haben - scheinbar - an Bedeutung verloren. E-mails werden an Personen und nicht an Institutionen gerichtet und eher als ‚individuell' wahrgenommen. Beides verstärkt die Tendenz, das früher starke ‚institutionelle Gedächtnis' der Verwaltung (das in der Registratur zentralisiert war) zu dezentralisieren, unter Umständen bis zu ausgebauten Ablagen bei den Sachbearbeitern - mit der realen Gefahr uneinheitlicher und unvollständiger Akten.

Wo genau liegen die Gefahren bei der Digitalisierung von Verwaltungsvorgängen?

Die größte Gefahr liegt im klassischen Problem des Übergangs: Für eine bestimmte, schon recht lange, wohl auch schon zu lange dauernde Zeit existieren papierene und elektronische Vorgänge nebeneinander und bilden eine hybride Form der Überlieferung - mit allen Problemen für ihre Einheitlichkeit, zumal es bei elektronischen Dokumenten eine bunte Vielfalt von Dateiformaten gibt und - auch aus meiner fachlichen Perspektive, der des Verwaltungshistorikers - das Problem ihrer durch die Weiterentwicklung von Standards bestimmten Kurzlebigkeit ganz drängend stellt.

Welche Herausforderungen ergeben sich daraus für die Archivierung?

Archive und Archivare sind Spezialisten für Nachhaltigkeit und in dieser Eigenschaft werden sie immer mehr zu natürlichen Beratern der Verwaltung. Die Archivarbeit steht vor einer doppelten Herausforderung - Dateien von unterschiedlichster Herkunft und in verschiedensten Formaten müssen in relativ einheitliche alterungsbeständige Formate umgewandelt werden, ohne inhaltliche Zusammenhänge zu zerstören, und es sollten vollständige Unterlagen ins Archiv gelangen.

In welchen Bereichen besteht in der Zukunft der größte Handlungsbedarf?

Allgemein stehen die Verwaltungen noch in einem Übergangsstadium zwischen schriftlicher und elektronischer Dokumentation, mit allen bereits genannten Problemen. Aus der spezifischen Sicht der Archive stellen die vielen internen Datenbanken wegen ihrer weitgehenden Nicht-Standardisierung das größte Problem bei einer nachhaltigen Sicherung des institutionalisierten Langzeitgedächtnisses unserer Verwaltung und damit unseres Staates dar.

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Von der Aktenregistratur zum Dateienmanagement.
Verwaltungserfahrungen bei der Umstellung
Mittwoch, 25. November 2009, 14.00 - 15.30 Uhr
Raum London I - Forum Nr. 02-04-25

Referenten:

• Dr. Beate Dorfey, Abteilungsleiterin Staatliches Schriftgut, Landesarchivverwaltung des Landes Rheinland-Pfalz, Koblenz
• Rolf Kauer, Referatsleiter Informations- und Kommunikationstechnik, Ministerium für Wirtschaft, Verkehr, Landwirtschaft und Weinbau des Landes Rheinland-Pfalz, Mainz
• Dr. Ralf Guntermann, Fachbereich Grundsätze, Landesarchiv Nordrhein-Westfalen, Münster

Moderation:
Prof. Dr. Stefan Fisch, Rektor der DHV Speyer

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